Logiciel de recouvrement de créances B2B

Pourquoi le recouvrement se joue avant l’impayé

Une créance devient difficile à recouvrer bien avant qu’elle ne parte au contentieux. Elle le devient au moment où plus personne ne sait précisément : qui a été relancé, quand, par qui, avec quelle réponse en face.

C’est ce point-là que Collectys Cash traite. Pas la mise en demeure — la traçabilité de tout ce qui la précède.

Le compte client, pièce centrale

Tout part de la fiche compte : encours, balance âgée, état et sous-état, typologie, conditions de paiement, devise, zones libres pour vos propres critères. Chaque intervenant y retrouve sa vue.

Sous le compte, les écritures : factures, avoirs et règlements, avec lettrage manuel ou automatique selon des règles que vous paramétrez, transferts d’écritures et correspondances de types. Et l’historique — l’intégralité des emails, courriers, appels et notes échangés, horodatés et nominatifs.

Six situations, six traitements

Une créance en retard n’est pas un état unique. Collectys Cash distingue six types de qualification, chacun avec son cycle de vie :

• les promesses de paiement, dont la rupture est détectée automatiquement ;
• les échéanciers, avec leurs échéances et leurs modifications ;
• les litiges, catégorisés et affectés à un résolveur ;
• les procédures collectives, jusqu’à la déclaration de créance ;
• les paiements effectués ;
• Chorus Pro, pour la facturation du secteur public.

Chaque qualification agit sur la relance : une promesse enregistrée suspend la séquence, sa rupture la relance un cran plus haut.

Ce que couvre le logiciel

Relance amiable

Des scénarios composés de phases et de niveaux, avec leurs délais et leurs conditions, affectés automatiquement aux comptes selon vos critères. Chaque niveau déclenche des actions : email, courrier postal, message interne, changement d’état. Un circuit de validation avant envoi est disponible.

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Gestion des litiges

Toute contestation devient un dossier : catégorie, sous-catégorie, résolveur désigné, état. Les factures en litige sortent du flux de relance amiable — relancer un client dont la réclamation n’a pas été traitée dégrade la relation sans rien faire rentrer.

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Risque et surveillance

Solvabilité CreditSafe, portefeuille de surveillance, veille BODACC sur les procédures collectives, identification et enrichissement par les données SIREN et SIRET. Le risque remonte au dossier au lieu d’être cherché.

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Procédures collectives et contentieux

Création, conversion, annulation et déclaration de créance sont suivies dans l’outil. Le dossier transmis à votre huissier ou à votre conseil contient l’intégralité de l’historique et des pièces.

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Les frais, calculés et historisés

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement se calculent selon des barèmes paramétrables — seuils, majorations, méthode de calcul — avec historisation des taux. Une pénalité recalculée deux ans plus tard reste celle du taux en vigueur à la date d’exigibilité, ce qui est exactement ce qu’un juge ou un commissaire aux comptes attend.

Le multi-devises suit la même logique, avec mise à jour automatique des taux de change.

Le pilotage

Le tableau de bord est personnalisable, partageable entre intervenants, et peut s’envoyer automatiquement par email. À côté, les reportings : des requêtes paramétrables, avec partage planifié vers vos destinataires.

S’y ajoutent les statistiques d’actions, d’imports et de scénarios — quelle séquence fait rentrer l’argent, laquelle ne sert à rien.

Ces données sont exportables. C’est un point sur lequel nous ne transigeons pas : vos données de poste client vous appartiennent et doivent pouvoir sortir de l’outil à tout moment.

S’intégrer, pas remplacer

Collectys Cash ne remplace ni votre ERP, ni votre comptabilité. Il s’y branche de plusieurs façons :

• un extracteur installé chez vous, qui se connecte à votre ERP ou à votre logiciel comptable et remonte les données de façon chiffrée ;
• des batchs d’imports paramétrables et planifiés, avec rapport d’exécution et remontée d’erreurs, et des préréglages pour les formats Sage et EBP ;
• une API REST authentifiée par jeton, pour vos propres développements ;
• des dépôts S3 ou FTP, et une récupération directe des factures Sellsy.

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Les intervenants

Les droits sont fins, par écran et par action, avec des groupes de droits. Les remplacements — congés, départs — sont gérés comme tels : plan de remplacement temporaire ou définitif, et rééquilibrage des portefeuilles, manuel ou automatique.

L’authentification accepte le SSO OpenID Connect en plus d’une politique de mot de passe et d’une durée de vie de session paramétrables.

Si vous facturez depuis plusieurs sociétés, chacune garde ses coordonnées bancaires, ses en-têtes et ses signatures, tout en se consolidant au niveau du groupe.

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Et vos clients ?

Un débiteur peut accéder à son propre compte par lien signé : consulter ses factures, sa situation, et déposer une réclamation directement. Vous choisissez, créancier par créancier, entre un accès restreint et un accès intégral.

Une réclamation déposée arrive qualifiée dans l’outil plutôt que dans une boîte mail générique.

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