Relance amiable

Relance client automatisée et tracée

Des scénarios en phases et en niveaux, affectés automatiquement aux comptes, en email, courrier postal ou message interne. Vos chargés de recouvrement concentrent leur temps sur les dossiers qui demandent un arbitrage.

Demander une démo Être rappelé

15 à 20 j de DSO en moins avec des relances séquencées et suivies
3 canaux dans une même séquence — email, courrier, message interne
0 facture échue oubliée
Avant envoi circuit de validation activable scénario par scénario

Le problème n’est pas d’envoyer, c’est de ne pas oublier

Presque toutes les équipes savent écrire une relance. Peu arrivent à garantir que toutes les factures échues ont bien été relancées, dans les délais, avec le bon niveau d’escalade.

C’est un problème de suivi, pas de rédaction. Un tableur y répond mal : il ne déclenche rien, ne trace rien, et personne ne le tient à jour pendant les périodes de clôture.

Comment fonctionne un scénario

Un scénario est une séquence structurée en phases et en niveaux. Chaque niveau porte son délai, ses conditions de déclenchement et les actions qu’il exécute.

Ce qui compte le plus, et qui manque à la plupart des organisations : les critères d’affectation automatique. Vous décrivez une fois la population concernée — typologie de client, encours, état du compte, conditions de paiement — et les comptes s’y rattachent seuls, y compris les nouveaux.

Un scénario type, pour un segment PME à 30 jours, enchaînerait un rappel courtois avant échéance, une première relance avec relevé de compte, une relance ferme, un appel planifié, puis une mise en demeure soumise à validation. Les délais, le ton et les canaux de chaque niveau vous appartiennent.

Les actions disponibles

À chaque niveau, un scénario peut déclencher :

l’envoi d’un email ;
l’envoi d’un courrier postal dématérialisé, avec suivi et accusé ;
un message interne à un autre intervenant ;
un changement d’état du compte ;
un transfert d’écritures ;
l’affectation d’une qualification — litige, promesse, échéancier…

Les actions qui demandent une présence humaine, comme un appel, se planifient dans l’agenda du chargé de recouvrement.

Ce qui reste humain

L’automatisation ne remplace pas la relation client. Elle libère du temps pour elle. Les cas qui remontent à vos équipes sont ceux qui en valent la peine :

un client qui conteste ;
une promesse rompue une deuxième fois ;
un compte dont l’encours dérape ;
un grand compte dont la relance mérite un appel plutôt qu’un email.

Les actions automatiques en erreur ne disparaissent pas silencieusement : elles remontent dans le menu, signalées, jusqu’à traitement. Une relance qui n’est pas partie est une information, pas un non-événement.

Vos emails, votre identité

L’envoi passe par le serveur SMTP de votre choix — global ou propre à chaque créancier — ou par Mailjet, ou par un compte Outlook connecté en OAuth. Chaque créancier conserve ses en-têtes, ses signatures et ses coordonnées bancaires, attribuées selon vos propres critères.

Vos clients reçoivent des relances qui viennent de vous, pas d’un outil.

Mesurer l’effet

Les statistiques d’actions et de scénarios donnent, par séquence, ce qui a été envoyé et ce qui est rentré. Vous voyez quelle séquence fonctionne et laquelle ne sert à rien — et vous arbitrez sur des chiffres plutôt que sur des habitudes.

Fonctionnalités

Les points clés

Scénarios en phases et niveaux

Chaque scénario enchaîne des niveaux, avec leurs délais et leurs conditions. Les critères d’affectation rattachent seuls les bons comptes au bon scénario.

Multicanal

Email, courrier postal dématérialisé et message interne dans la même séquence, avec l’historique consolidé dans le dossier client.

Suivi des promesses

Une promesse de paiement crée une échéance suivie. Sa rupture est détectée automatiquement et la relance repart, un cran plus haut.

Questions fréquentes

À propos de relance client

Peut-on garder la main sur les relances envoyées ?

Oui. Un circuit de validation avant envoi s’active scénario par scénario. Beaucoup d’équipes commencent en validation manuelle sur les grands comptes, puis basculent en automatique une fois confiantes.

Les modèles de relance sont-ils personnalisables ?

Entièrement : texte, mise en forme, en-tête, pied de page, signature. Les champs de fusion insèrent automatiquement les données du dossier — montant dû, numéro de facture, échéance, contact. Une bibliothèque de contenus système sert de point de départ, et chaque créancier peut avoir les siens.

Peut-on joindre le relevé de compte à une relance ?

Oui, c’est une option du scénario, au même titre que l’inclusion des factures non échues. Un relevé complet évite souvent l’aller-retour où le client répond qu’il ne retrouve pas la facture concernée.

Comment savoir si nos emails de relance arrivent vraiment ?

Le statut de remise de chaque email est remonté et rattaché au dossier. Une adresse invalide se voit, au lieu de produire une relance fantôme dont personne ne s’aperçoit qu’elle n’est jamais arrivée.

Que se passe-t-il si le client répond à une relance ?

La réponse est rattachée au dossier. Le chargé de recouvrement reprend la main et qualifie la situation : promesse de paiement, échéancier, litige, paiement effectué. Cette qualification pilote la suite de la séquence.

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